Các ứng dụng GSuite như Google Documents là một lựa chọn thích hợp để mọi người có thể cộng tác và chỉnh sửa tài liệu cùng nhau; và tính năng của Google Docs và Google Sheets không tự động lưu sẽ gây khá nhiều cản trở cho công việc của bạn. Sự kết hợp của chúng với Google Drive giúp cho việc soạn thảo tài liệu trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, bạn sẽ không cần phải liên tục nhấn Save (Lưu).
Tuy nhiên, có rất nhiều trường hợp do tài liệu không tự động lưu mà người dùng mất luôn cả quá trình làm việc, soạn thảo văn bản, đặc biệt là khi sắp hoàn thành hoặc deadline đang tới gần.
Đừng lo lắng, bài viết dưới đây sẽ chỉ bạn 10 cách khắc phục lỗi khi Google Docs và Google Sheets không tự động lưu. Các bước trong hướng dẫn này sẽ phù hợp với người dùng PC (Windows hoặc mac OS). Do đó, nếu bạn gặp sự cố này với ứng dụng dành cho thiết bị di động, hãy thử chuyển sang PC và kiểm tra xem bạn có thể khắc phục sự cố theo cách đó hay không. Hơn nữa, bạn cũng có thể áp dụng phương pháp này với các ứng dụng khác của GSuite như Google Slides và Google Forms.
Nội dung chính
1. Khôi phục lại phiên bản đã lưu trước đó
Nếu bạn thấy nội dung trong tài liệu của mình bị thiếu, điều đầu tiên cần làm là phải khôi phục mọi bản sao lưu có sẵn của tài liệu. Cả Google Docs và Google Sheets đều tự động cập nhật mọi thay đổi bạn đã thực hiện và lưu vào dữ liệu đám mây.
Tuy nhiên, lỗi kết nối internet hoặc miền có thể đã khiến tài liệu của bạn không thể lưu được. Ngoài ra, có thể ai đó khác có quyền truy cập đã vào tài liệu hoặc máy tính xách tay của bạn và chỉnh sửa nó. Do đó, bạn sẽ cần khôi phục tài liệu về trạng thái được lưu lần cuối cùng.
Các bước để khôi phục phiên bản cuối cùng của Google Docs và Google Sheets:
- Từ menu, nhấp vào File (tệp), chọn Version History (lịch sử phiên bản) và nhấp vào See version history (xem lịch sử phiên bản). Bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Alt + H.
- Tiếp theo, đảm bảo rằng Only show named version (Chỉ hiển thị phiên bản có tên) đã được tắt và chọn Show changes (hiển thị thay đổi), để xem các phiên bản có sẵn và các thay đổi được thực hiện.
- Nhấp vào mũi tên bên cạnh ngày để xem thêm các phiên bản có sẵn.
- Chọn ngày và giờ cụ thể, sau đó tìm phiên bản bạn muốn khôi phục.
- Sau khi bạn tìm thấy phiên bản muốn khôi phục, hãy chọn nó và nhấp vào nút “Restore this version” (Khôi phục phiên bản này) ở trên cùng bên trái.
- Cuối cùng, nhấp vào Restore (khôi phục) tại dòng “Restore this version” (Khôi phục phiên bản này)
Bên cạnh đó, bạn nên kiểm tra Thùng rác Google Drive của mình, phòng trường hợp tệp của bạn vô tình bị xóa. Trong trường hợp này, hãy truy cập Google Drive, chọn Junk (Rác) từ bên trái và tìm tài liệu của bạn. Nếu bạn tìm thấy nó, hãy nhấp chuột phải vào tệp và chọn Restore (Khôi phục).
Nếu tệp thuộc sở hữu của người khác, cách tốt nhất là liên hệ với họ để khôi phục tệp. Bạn cũng nên tạo bản sao của tệp hiện có bằng cách nhấp chuột phải vào tệp đó và chọn Make a copy (Tạo bản sao).
2. Kiểm tra tình trạng server của Google Drive
Trong một số trường hợp, bạn không may trở thành nạn nhân bị ảnh hưởng bởi sự cố server Google Drive, nó đã ngăn Google Docs hoặc Sheets không lưu lại được dữ liệu. Khi đó, ứng dụng Google không thể thiết lập kết nối với các server của nó và không thể lưu bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với tài liệu.
Đối với nguyên nhân này, bạn nên kiểm tra trạng thái server Google Drive trên Down Detector. Tại đây, bạn có thể xem các báo cáo thời gian thực từ những người dùng khác. Ngoài ra, từ phần comment (nhận xét), bạn có thể xem liệu những người khác có gặp phải sự cố lưu tương tự với Google Documents hay không.
Ngoài ra, Google có trang trạng thái server của riêng họ cho các ứng dụng GSuite, bao gồm Google Docs, Sheets, Slides và Forms. Bạn có thể nhấp vào đường link dưới đây để truy cập trang trạng thái server của Google Drive.
https://www.google.com/appsstatus/dashboard/#hl=en&v=status
Từ đây, bạn sẽ xem liệu có Gián đoạn dịch vụ (🟠) hoặc Ngừng dịch vụ (🔴) với các ứng dụng hay không. Nếu mọi thứ đang hoạt động tốt (Không có vấn đề gì), bạn sẽ thấy 🟢.
Nếu có vấn đề với server của Google, lựa chọn tốt nhất của bạn là chờ đợi vấn đề được giải quyết. Nhìn vào lịch sử của Google, loại vấn đề kết nối này sẽ được xử lý trong vòng một ngày. Trong khi chờ đợi, hãy lưu và sao lưu cục bộ tài liệu của bạn. Bạn có thể sao chép và dán nó vào tệp Word hoặc TXT trên PC của mình.
3. Sử dụng Google Apps trên một trình duyệt web khác
Sự cố với trình duyệt web của bạn có thể ngăn kết nối với server Google Drive. Do đó, một số người dùng nhận thấy rằng việc sử dụng Google Docs hoặc Sheets trên một trình duyệt web khác chính là một mẹo hiệu quả để khắc phục tình trạng này.
Bạn nên sử dụng Google Chrome vì nó được tối ưu hóa cho mọi Google apps. Người dùng Mac đặc biệt nên sử dụng trình duyệt này thay vì Safari.
Tuy nhiên, nếu việc sử dụng Google Chrome không hoạt động, hãy mở một trình duyệt web thay thế, chẳng hạn như Edge được cài đặt sẵn trên Windows. Sau đó, truy cập Google Docs hoặc Google Sheets và đăng nhập vào cùng một tài khoản Google của bạn.
4. Kiểm tra kết nối Internet của bạn
Một trong những lý do chính khiến Google Docs hoặc Sheets không tự động lưu là do kết nối internet không ổn định làm gián đoạn tính năng tự động lưu. Bạn thường gặp phải sự cố này nếu đang sử dụng mạng công cộng hoặc Wifi có kết nối không ổn định và liên tục bị ngắt kết nối. Do đó, khi bạn thực hiện các thay đổi đối với tài liệu khi ngoại tuyến, các thay đổi sẽ không được cập nhật trên bộ nhớ đám mây.
Thông thường, bạn sẽ nhận thấy chất lượng của kết nối Internet thông qua tốc độ của nó. Tuy nhiên, nếu muốn chính xác hơn, bạn có thể sử dụng Speedtest của Ookla để đo tốc độ internet và thời gian ping. Thời gian ping cao cho thấy kết nối không ổn định. Do đó, nếu tốc độ thấp hơn và ping cao hơn bình thường, hãy thử kết nối với một nguồn internet khác.
Dưới đây là một vài bước giúp bạn cải thiện kết nối internet:
- Tắt bộ định tuyến Wifi của bạn, đợi vài phút rồi bật lại.
- Tạm thời sử dụng điểm phát sóng di động từ điện thoại của bạn
5. Đảm bảo không có bất kỳ Pending comments nào đang chờ xử lý
Nếu có các nhận xét nháp hoặc nhận xét mà bạn chưa đăng tải sau khi viết, khi đóng trang, bạn sẽ được nhắc “Changes you made may not be saved” (Những thay đổi bạn đã thực hiện có thể không được lưu). Đây là một vấn đề đối với Google Docs thay vì Google Sheets.
Giải pháp là bạn cần phải xem lại tài liệu của mình và kiểm tra xem có nhận xét nào chưa được đăng hay không. Nếu bạn phát hiện một nhận xét chưa được đăng, hãy nhấp vào nút Comment (Nhận xét) để đăng hoặc nhấp vào Cancel để xóa nó.
Sau khi hoàn thành nhận xét, bây giờ bạn có thể thử đóng trang và kiểm tra xem thông báo có xuất hiện trở lại hay không.
6. Chia tài liệu dài thành các file nhỏ hơn
Bạn có thể dễ dàng nhận thấy Google Docs tải chậm hơn khi xử lý các tài liệu có 80-100 trang. Đặc biệt là khi bạn đính kèm hình ảnh và các tệp đa phương tiện khác. Nhìn chung, với hàng tấn dữ liệu được lưu trữ trong một tệp, các sửa đổi bổ sung được thực hiện có thể mất nhiều thời gian hơn để cập nhật. Bên cạnh đó, việc viết hoặc lưu trữ mọi thứ trong một tài liệu có thể gây ra nhiều rủi ro.
Do đó, bạn nên tránh viết văn bản quá dài trên một Google Docs. Điều này cũng tương tự đối với Google Sheets, bạn nên hạn chế sử dụng quá nhiều ô, hàng và cột.
Hãy thử chia các tài liệu dài của thành các chương hoặc phần riêng biệt.
7. Bật tính năng truy cập ngoại tuyến
Khi bật tính năng ngoại tuyến, bạn đã tạo một bản sao lưu cục bộ an toàn cho tài liệu trên PC của mình. Do đó, bất kỳ sửa đổi nào được thực hiện đối với tài liệu sẽ được cập nhật một cách an toàn vào tệp, giúp bạn yên tâm hơn đặc biệt là khi bạn đang sử dụng kết nối Internet yếu.
Có thể đây không phải là một ý tưởng hay để bật cài đặt này cho tất cả các tài liệu của bạn. Tuy nhiên, bạn có thể làm điều này với bất kỳ công việc soạn thảo văn bản nào đang diễn ra để đảm bảo an toàn hơn cho tài liệu của mình. Sau đó, hãy tắt cài đặt và chỉ lưu trữ trên Google Drive.
Để cho phép tài liệu của bạn được lưu ngoại tuyến, từ menu, hãy nhấp vào File (Tệp) và chọn Make available offline (Cho phép sử dụng khi không có mạng).
8. Kiểm tra bộ nhớ Google Drive và xóa những tệp không cần thiết
Nếu bộ nhớ Google Drive của bạn gần đầy, bạn có thể sẽ gặp sự cố khi tải lên những nội dung mới. Bộ nhớ đầy có thể ảnh hưởng đến Google Docs và Sheets vì việc viết và tạo nhiều nội dung hơn sẽ yêu cầu nhiều không gian lưu trữ đám mây hơn.
Một cách khác để xem bộ nhớ của bạn là thông qua Google One: Tại trang Storage (Bộ nhớ), bạn có thể xem ứng dụng Google nào của mình đang chiếm nhiều dung lượng nhất.
Ngoài ra, bạn có thể truy cập Google Drive và ở bên trái bên dưới phần Bộ nhớ, bạn sẽ thấy dung lượng mình đã sử dụng.
Bạn có thể nhấp vào Bộ nhớ, để xem tệp nào của bạn đang chiếm nhiều dung lượng nhất theo thứ tự giảm dần. Vì vậy, nếu bạn thấy tệp mà bạn không cần nữa, hãy nhấp chuột phải vào tệp đó và chọn Xóa.
Bạn nên xóa các tệp không cần thiết trong Thùng rác. Điều này sẽ giải phóng thêm dung lượng cho các tài liệu cần thiết của bạn. Cách làm như sau: hãy chọn Thùng rác ở phía bên trái, sau đó nhấp chuột phải vào tệp và chọn Xóa vĩnh viễn.
9. Liên hệ với bộ phận hỗ trợ của Google Drive
Có lẽ bạn đã gặp phải sự cố Google Docs hay Google Sheets không tự động lưu trong một vài ngày. Vì vậy, đã đến lúc đưa ra vấn đề với nhóm Hỗ trợ của Google Drive để họ xử lý. Họ có thể cung cấp cho bạn các cách khắc phục phù hợp.
Để liên hệ với Bộ phận hỗ trợ của Google Drive:
- Trước tiên, hãy truy cập trang Google Drive Contact Us (Liên hệ với chúng tôi) trên Google Drive.
- Sau đó, điền vào biểu mẫu bằng cách nêu ngắn gọn vấn đề của bạn. Bạn có thể viết “My Google Docs is not saving” (Tài liệu Google của tôi không lưu) và chọn tùy chọn “Other” (Khác).
- Cuối cùng, bạn có thể liên hệ với họ thông qua Chat hoặc qua Email
- Phần còn lại, bạn sẽ chỉ cần điền một vài câu hỏi và mô tả vấn đề của mình.
10. Sử dụng một phương thức trực tuyến thay thế tạm thời
Như bạn đã biết, sự cố tạm thời với server của Google Drive có thể là một nguyên nhân dẫn đến tình trạng này. Mặt khác, việc chờ đợi phản hồi từ Bộ phận hỗ trợ của Google có thể ảnh hưởng tới quá trình làm việc của bạn.
Do đó, bạn nên tiếp tục tiến trình của mình trên một nền tảng khác. Có rất nhiều Trình xử lý Word trực tuyến hoặc Bảng tính thay thế cho phép bạn cộng tác với nhóm của mình một cách hiệu quả.
Những nền tảng bạn có thể sử dụng thay thế là Microsoft Word Online và Microsoft Excel Online. Các tùy chọn này là miễn phí và nhìn tổng thể nó tương tự với các Google app mà bạn thường sử dụng. Bạn chỉ cần có tài khoản Microsoft là có thể sử dụng được. Bạn có thể sao chép và dán bất cứ thứ gì bạn đã viết vào nền tảng mới. Ngoài ra, bạn có thể tải xuống tệp Google Docs và Google Sheets của mình, sau đó tải tệp đó lên nền tảng mới.
Để thực hiện, từ thanh menu, hãy nhấp vào File (Tệp), chọn Download (Tải xuống) và đối với Google Docs, hãy chọn “.docx”. Đối với Google Sheets, hãy chọn “.xlsx”. Sau đó, bạn chỉ cần kéo và thả để tải tệp lên Microsoft Word hoặc Excel.
Mẹo bổ sung
Bạn nên chú ý tránh tắt Google Documents một cách đột ngột. Hãy đảm bảo rằng biểu tượng Save (Lưu) đã hoàn tất. Sau đó, bạn sẽ thấy Đã lưu vào Drive, theo sau là biểu tượng đám mây cho biết Tất cả các thay đổi đã được lưu vào Drive.
Thử mở tệp Google Docs hoặc Google Sheets từ Google Drive của bạn. Tại đây, bạn sẽ thấy một bản sao đã lưu của tài liệu trong Drive của tôi. Ngoài ra, tránh sử dụng một liên kết trong Recents (Gần đây) hoặc Frequently Visited (Thường xuyên truy cập).
Mẫu Website Được Xem Nhiều